PMsoop: Глава №18: Про еженедельные собрания

В ролях - Менеджер Проекта, команда проекта

Артефакты – План Проекта

Суть – Менеджер Проекта проводит периодические собрания с командой проекта с целью актуализации Плана проекта

Ежедневная работа Менеджера Проекта является по сути тактическим руководством проектов. В то же время не стоит забывать о стратегическом руководстве и планировании. А это значит, что реальное положение дел должно отображаться на плане проекта.

В идеале, обновление Плана Проекта нужно выполнять ежеднено. Однако, в большинстве реальных проектов это почему-то не получается – «текучка» отнимает немало времени и сил, так что обновление ПП постоянно откладывают. Поэтому хорошим, и вполне реализуемым вариантом является регулярный еженедельный обзор успеваемости и соответствующее обновление ПП.

Для этого, с самого начала проекта нужно договориться с командой о том, в какой день будет проводиться собрание посвященное обновлению плана. После чего, если вы пользуетесь аутлуком (или другим ПО в котором есть напоминалки) – можно сразу завести повторяющийся аппойтнтмент на выбранный день и время, в описании которого перечислить стандартные задачи собрания. Таковыми являются:

- проверка выполнения запланированных задач
- отражение в Плане Проекта реального статуса по всем задачам
- сверка сроков сдачи версий в соответствии с реальным положением дел
- возможное перепланирование будущих задач

В общем, как и для любых других собраний – все участники должны заранее знать когда оное состоится и чему будет посвящено. Хорошими днями для еженедельных собраний являются четверг (вечер) и пятница (первая половина дня). Пятница вечер – плохое время для любых собраний кроме пятничных (не говоря уже про сборки версий и т.п.).

В указанный день и время команда проекта собирается вместе и под руководством своего менеджера смотрит на открытый План Проекта, обсуждает текущее состояние дел, и дальнейшие планы. По ходу обсуждения Менеджер Проекта отмечает на ПП выполненные задачи (Рекомендую по очереди «пройтись» по всем задачам которые были в работе за прошедшую неделю), при необходимости вносит изменения в план (незапланированные ранее отсутствия разработчиков, срыв сроков по выполненным задачам как в плюс так и в минус, перестановки в очередности следующих задач – всё это нужно отражать в ПП). По результатам проведенного обзора – смотрим как изменились сроки сдачи версий и проекта в целом. Если не изменились – хорошо. Если меняются – вспоминаем рекомендации предыдущих глав… Главная из которых – при исчерпании буферов «запасного» времени и подвижках сроков нужно сразу «бить в набат» и пересогласовывать сроки с Заказчиком. Надежда «на авось» выручает крайне редко. Затем, обновлённую версию Плана Проекта нужно не забыть выложить на своё стандартное (общедоступное) место.

По результатам собрания все участники должны понимать реальное положение дел на сегодняшний день, общую успеваемость и (снова «тёмная сторона») укрепить свой настрой на успешное вполнение проекта. Ксати, знание реального положения дел и планов «что мы сделаем чтобы все было ОК» само по себе укрепляет настрой даже в кризисныз ситуациях. Врать сотрудникам «что всё хорошо» - плохо, тем более что они сами чувствуют как есть на самом деле.

Кроме этого, результаты собрания необходимы Менеджеру Проекта для составления отчетов для Заказчика, о чем речь пойдёт в следующей главе.

Да, и еще, если в вашей компании принято писать еженедельные отчёты по статусам проектов для руководства – полученной на еженедельном собрании инфомации будет ещё оно полезное применение.