PMsoop: Глава №17: Про ежедневный учёт и контроль

В ролях - Менеджер Проекта, команда проекта

Артефакты – План Проекта

Суть – Менеджер Проекта следит за ходом работ в проекте

Теперь все участники проекта заняты своими прямыми обязанностями – разработчики пишут код, тестировщики готовят test cases, бизнес-аналитик, если он есть, помогает тестировщикам. Что же остаётся делать Менеджеру Проекта? А остаётся ему ежедневно следить за выполнением работ, своевременно замечать все потенциальные проблемы и, при необходимости, перераспределять усилия команды нужным образом. Как именно это стоит делать – рассмотрю на примерах:

«Один день из жизни Менеджера Проекта во время разработки версии – светлая сторона»

Утро

Первым делом с утра можно проверить входящую корреспонденцию. А вдруг Заказчик чего написал интересного? Например, ответил на заданные ему ранее уточняющие требования вопросы. Такую информацию далее надо будет передать разработчикам.

Затем, следует лично пообщаться с командой проекта. Хорошо, когда все сидят в одной комнате, иначе – нужно всех обойти и поговорить с каждым. В процессе (неформального) общения нужно выяснить следующие моменты:

- каждый знает, что ему нужно делать сегодня;

- наличие новых вопросов по текущим задачам;

- успеваемость согласно Плана Проекта.

Если есть новые вопросы – нужно разобраться, в чём суть, и по возможности найти ответ самостоятельно. Если на вопрос нельзя ответить самостоятельно – оценить степень критичности и отправить вопрос заказчику. В общем, с вопросами в процессе разработки поступаем так же, как и на подготовительном этапе. С той разницей, что задержка с получением ответа на критичные вопросы в процессе разработки может сильно влиять на сроки – о чём обязательно сообщаем Заказчику.

Если выполнение задач идёт с опозданием – нужно, опять же, разобраться в чём причина. Чаще всего причиной являются технические проблемы и недостаток квалификации разработчиков. Для компенсации таких рисков у нас есть «буферы» времени, но также можно применять и другие инструменты – перераспределять задачи между разработчиками, привлекать для консультаций сторонних экспертов и т.п. Если причиной отставания является критический риск – требуется принимать срочные меры, и хорошо, если они предусмотрены в списке рисков проекта, определённом на подготовительном этапе. Кстати, своевременное обнаружение проблем является важнейшей частью ежедневной работы Менеджера Проекта. А про действия при обнаружении критичных рисков речь пойдёт далее, в отдельной главе.

Если все знают что им делать, задачи выполняются во время и вопросы все решаются без обращений к Заказчику – есть подозрения что проект может стать успешным J

­День

Далее, в течение рабочего дня, Менеджер Проекта может заниматься:

- ответами на вопросы команды, возникающие по ходу разработки

- общением с Заказчиком (про это будет глава 19), в том числе выяснением ответов на вопросы у Заказчика

- всеми остальными задачами, такими как обновление документации проекта, участие в тестировании, кадровые вопросы, и многое другое

Вечер

Вечером рекомендуется провести ещё один, контрольный, «обход» команды проекта с целью выяснения статуса текущих задач – все ли всё успели, какие есть проблемы и вопросы, все ли знают задачи на завтра и т.п.

В общем, в течение рабочего дня я настоятельно рекомендую Менеджеру Проекта провести как минимум один, а лучше два раунда общения с командой проекта для выяснения знания своих задач и наличия вопросов/проблем.

«Один день из жизни Менеджера Проекта во время разработки версии – тёмная сторона»

Ещё одним важным нюансом ежедневной работы Менеджера Проекта является сбор информации про личные планы участников команды проекта. Если говорить проще – МП должен первым (или вторым после начальника отдела) узнавать о том, что разработчик:

- себя плохо чувствует и может завтра остаться дома

- планирует взять отгул

- планирует взять отпуск

- может вскорости уволиться

Отгулы, больничные, отпуска, а тем более увольнения непосредственно влияют на план проекта и отражаются на сроках сдачи версий. Чем раньше Менеджер Проекта узнает о предстоящем событии такого рода – тем проще и лучше можно подготовиться к минимизации связанных с ним рисков. Собственно, вариантов минимизации рисков тут только два – перераспределение задач между оставшимися членами команды или привлечение сторонних разработчиков. Оба варианта требуют дополнительного времени – на переключение между задачами и изучение проектной информации. Поэтому, ещё раз напишу, чем раньше МП узнает про плнируемую недоступность разработчика – тем лучше.

Бывает и так, что разработчик «выпадает» из проекта неожиданно. Типичные причины – болезнь, или непредвиденные семейные проблемы. Такие ситуации Менеджер Проекта вынужден решать «по ходу пьесы». Но, замечу, что вовремя заданный вопрос про самочувствие или «печальный вид» половину таких неожиданностей может снять. И вот тут переходим к следующему моменту.

Менеджер Проекта в команде проекта должен являться Тимлидом, и в его задачи попадает контроль мотивации и настроения членов проектной команды. А проще говоря, МП должен знать «чем живут» члены его команды. Какое у кого настроение, с чем это связано, кто доволен своей работой, а кто нет и почему, у кого какая ситуация в семье, у кого когда ДР (и не забыть поздравить), у кого бабушка давно и тяжело болеет, кто жениться собрался, а кто разводиться - и т.п. Многие скажут, что в работу Менеджера Проекта описанные «вещи» не входят – но я не соглашусь. Во-первых, от мотивации сотрудников напрямую зависит успешность выполнения рабочих задач. А во-вторых, как уже говорилось выше – своевременная информация про возможное отсутствие весьма важна для планирования.

Как и обещал, подробнее про мотивацию писать не буду – так что пока это «тёмная сторона». Полагайтесь на свою интуицию и опыт. Замечу только, что хороший МП строит отношения с командой таким образом, что разработчики предупреждают его о своих отсутствиях либо личных факторах, затрудняющих рабочий процесс, заранее и самостоятельно

Summary: ежедневно Менеджер Проекта должен проверять:

- наличие задач у каждого участника команды

- выполнение задач согласно ПП

- наличие вопросов

- наличие проблем

- настроения коллектива в целом и каждого его участника в частности

- планы участников команды касательно отсутствия на работе

PS: А ещё, Менеджеру Проекта стоит следить за собственным моральным состоянием и мотивацией. И помнить, что эмоциональное состояние начальника легко передаётся подчинённым. Иногда лучше перепоручить часть обязанностей кому-то другому, или взять пару дней отгулов, чем лечить депрессию не только у себя но у всей команды проекта. Впрочем, это вообще «изнанка тёмной стороны»…